Dockplanning in de cloud, zonder Excel en zonder wachtrij

Dockplanning is het inplannen en afhandelen van inkomende leveringen bij uw expeditie, magazijn of productielocatie. Wie komt wanneer, met welke lading, bij welk dock, en hoe weet de poortwachter dat ze mogen komen? DockRegistratie.nl regelt die hele keten met één tool: leveranciers boeken zelf hun slot of pallet-capaciteit, de chauffeur meldt zich met een 4-cijferige code op de kiosk, de planner ziet live wie onderhanden is.

Waarom dockplanning uitbesteden aan software?

Wie zijn dockplanning nog met Excel-sheets, WhatsApp-groepen of een telefoontje per lading doet, kent de symptomen: wachtrijen voor de poort, dubbel geboekte sloten, chauffeurs die te vroeg of te laat zijn, en een expeditiemanager die zijn dag doorbrengt met vragen beantwoorden in plaats van sturen. Dedicated dockplanning-software lost die vier dingen tegelijk op:

• Overzicht: één dashboard laat zien wat er binnenkomt en wie er onderhanden is.
• Capaciteit: u stelt per dag of per venster een pallet-maximum in, boekingen boven die grens worden geweigerd met een duidelijke melding.
• Zelfbediening: leveranciers en transporteurs plannen hun eigen leveringen in, u hoeft niet meer telefonisch af te stemmen.
• Audittrail: elke mutatie, aankomst en vertrek staat gelogd. Handig bij vragen van klanten, verzekeraars of auditors.

Capaciteit-gestuurde dockplanning: zo werkt het

Klassieke dockplanning denkt in sloten per dock: dock 1 van 08:00 tot 09:00, dock 2 van 09:00 tot 10:00, enzovoort. Dat werkt zolang u precies weet welke lading bij welk dock hoort en hoe lang het duurt. In de praktijk is dat zelden het geval: een palletpallet kost soms 20 minuten, soms twee uur, en de meeste expedities kunnen flexibel schuiven tussen docks.

Capaciteit-gestuurde dockplanning werkt daarom met pallet-vensters per dag. U definieert bijvoorbeeld:

Op werkdagen: 06:00-12:00 maximaal 200 pallets, 13:00-16:00 nog 150 pallets, 16:00-18:00 nog 100 pallets. Lunchpauze dicht.

Transporteurs die een boeking maken, zien alleen de vensters waar nog ruimte voor hun aantal pallets is. Overcapaciteit kan niet. En u als planner houdt flexibiliteit om die 200 pallets op twee of op zes docks tegelijk te lossen, afhankelijk van wat die ochtend handig is.

De aanmeldcode op de kiosk

Zodra een leverancier of transporteur de boeking bevestigt, verstuurt het systeem een bevestigingsmail met een unieke 4-cijferige aanmeldcode. Die code is alleen geldig op de geboekte dag. De chauffeur tikt bij aankomst de code op een tablet-kiosk bij de poort, en de boeking springt naar status "onderhanden" op het dashboard.

Geen schrifboekje, geen papieren vrachtbrief die kwijt raakt, geen portier die moet rondbellen om te vragen of een vreemde chauffeur verwacht wordt. En optioneel koppelt de kiosk aan een deur of slagboom zodat die automatisch opent bij een geldige code.

Akkoordverklaringen in meerdere talen voor compliance

Op het kiosk-scherm kan de chauffeur optioneel één of meer akkoordverklaringen doorlopen voordat de aanmelding is afgerond. Per bezoekreden stelt u zelf in welke verklaringen verplicht zijn, en de teksten verschijnen automatisch in de taal die de chauffeur op het scherm kiest (NL, EN, DE, FR, PL en meer op aanvraag). Zo bewijst u aan auditor, klant of verzekeraar dat iedereen die uw terrein betreedt de regels heeft gezien en expliciet akkoord heeft gegeven.

Veelgebruikte toepassingen:

• Veiligheid en Arbo: huisregels, PBM-plicht (helm, hesje, veiligheidsschoenen), snelheidslimieten, rookverbod, verzamelpunt bij ontruiming.
• Certificering en kwaliteit: BRC, IFS, ISO 9001/14001/22000, HACCP-regels voor voedselveiligheid, allergeen-handling, hygiëne-eisen bij betreden van productieruimtes.
• Gevaarlijke stoffen (ADR / PGS): instructies voor het aanleveren van vuurwerk, batterijen, chemicaliën; verplicht overleggen van transportdocument of UN-nummer; afleverprotocol voor PGS-15 opslagen.
• Vertrouwelijkheid: NDA voor chauffeurs die ladingen voor meerdere concurrenten aanvoeren, foto-verbod op het terrein.
• Terreinspecifiek: alcohol- en drugs-vrij werken, aanlever-instructies per dock, instructie-video voor nieuwe chauffeurs.

Elke akkoordverklaring kan als korte tekst, afbeelding of video (bijvoorbeeld een veiligheidsinstructie van 60 seconden) worden ingesteld. Het systeem logt per aanmelding welke versie van welke verklaring is getoond en op welk tijdstip de chauffeur akkoord heeft gegeven. Die audittrail is direct exporteerbaar wanneer een auditor er om vraagt.

Live dashboard en wallboard voor de expeditie

De planner werkt met een live-dashboard: per dag of per week ziet hij hoe de capaciteit vol loopt (groen onder 70%, oranje 70-90%, rood boven 90%), welke leveringen onderweg zijn, welke binnen zijn en welke zijn afgerond. KPI-tellers onderaan tonen in één blik: totaal boekingen, pallets, bezettingspercentage.

Voor op de werkvloer is er een wallboard-URL: een beveiligde live-pagina die zonder inloggen op een scherm aan de wand in de expeditie, de kantine of de chauffeurscabine draait. Dock-medewerkers zien direct wie er onderhanden is en welke boeking straks komt. Perfect voor een goedkope smart-tv of mini-pc.

Wie is deze dockplanning voor?

• Productiebedrijven en voedingsmiddelenindustrie met voorspelbare inkoop maar wisselende aanvoer-pieken.
• Distributiecentra van e-commerce, retail en wholesale met tientallen leveranciers per week.
• Verpakking, karton en vulbedrijven waar de losplaats een bottleneck is bij piekdrukte.
• Logistiek dienstverleners (3PL/4PL) die hun inkomende goederenstroom moeten reguleren.
• Groothandels en wasserijen die intake willen plannen zonder dedicated plannersfunctie.

Verschil met slot-gebaseerde dockplanning

DockRegistratie.nl ondersteunt beide modellen. U kiest zelf welke het beste past, en u kunt later wisselen zonder bestaande boekingen te verliezen.

• Slot-modus: transporteur kiest een specifiek dock en een specifiek tijdvak (bijvoorbeeld dock 2 van 09:00 tot 10:00). Werkt goed als uw lostijden voorspelbaar zijn en docks gespecialiseerd (gekoeld / groot / standaard).
• Datum-modus: transporteur kiest alleen een dag, krijgt een aanmeldcode die de hele dag geldig is. Werkt goed voor klein-volume dagelijkse leveringen.
• Capaciteit-modus: transporteur boekt in een pallet-venster, u houdt flexibiliteit in de dock-toewijzing. Werkt goed voor pallet-gedreven planning met wisselende lostijden.

In vijf minuten starten

1. Vraag een proef-omgeving aan via het contactformulier.
2. U krijgt een inlog en een handleiding (PDF) met de volledige flow.
3. Richt in Beheer uw vensters of docks in, voeg transporteurs toe (of laat ze zelf een account aanmaken).
4. Hang de tablet-kiosk op bij de poort, print de URL en de aanmeldcode-instructie voor chauffeurs.
5. Verzend uw transporteurs een introductie-mail met inlog-link; vanaf dan plannen zij zelf.

Veelgestelde vragen

Werkt dockplanning ook zonder dedicated poortwachter?

Ja. De kiosk aan de poort of bij de ingang doet het werk: chauffeur tikt code → identificatie klopt → melding gaat naar de planner (en optioneel opent een deur). Veel klanten draaien de bemande poort af en gebruiken DockRegistratie.nl in combinatie met Bold Smart Lock of een IP-intercom.

Hoe gaat dockplanning om met te vroege of te late chauffeurs?

U stelt in hoe streng de code is: alleen geldig in het tijdslot, geldig vanaf 2 uur voor het slot, of de hele dag geldig (in datum-modus). Bij te vroeg of te laat verschijnt de boeking op het dashboard met een waarschuwings-icoon zodat uw planner kan beslissen of doorlaten of niet.

Kan ik dockplanning koppelen aan onze ERP of TMS?

Ja. Er is een REST API voor het aanmaken, muteren en annuleren van boekingen en voor het ophalen van capaciteit en bezettings-cijfers. We ondersteunen webhooks richting uw ERP wanneer een boeking van status wisselt (aankomst, afgerond, geannuleerd).

Wat kost dockplanning met DockRegistratie.nl?

€79 per maand voor één locatie, inclusief onbeperkt transporteurs, boekingen en kiosken. Neemt u ook Bezoekregistratie.nl af? Dan geldt het combi-voordeel: €59 per maand. Alles exclusief BTW, zonder langlopend contract. Zie de prijzenpagina voor de details.